Cách xây KPI đo được: công thức, chiều đánh giá, tần suất, ngưỡng đèn

Nhiều công ty giao KPI rất đều tay, nhưng đến cuối quý vẫn không ai chắc mình đã đạt hay chưa. Nguyên nhân thường không nằm ở nhân viên mà nằm ở chính chỉ số: tên mơ hồ, không rõ cách tính, không rõ ai nhập số và lấy số ở đâu. Một KPI đo được là KPI mà hai người làm độc lập cùng tính ra một con số. Bài này đi qua từng bước dựng một KPI như vậy, từ công thức đến ngưỡng đèn, kèm ví dụ giả định để bạn áp dụng được ngay.

KPI tốt và KPI mơ hồ khác nhau ở đâu

Chỉ số mơ hồ thường chỉ là một mong muốn. Muốn biến nó thành KPI, hãy trả lời ba câu hỏi: đếm cái gì, chia cho cái gì, trong khoảng thời gian nào. Bảng dưới đây là các ví dụ minh hoạ.

Cột bên trái vẫn là mục tiêu hợp lệ của chiến lược. KPI chỉ là cách đo mục tiêu đó, nên cần viết cụ thể đến mức ai cũng tính được.

Phiếu định nghĩa KPI: viết một lần, cả công ty hiểu giống nhau

Trước khi nhập số đầu tiên, mỗi KPI nên có một phiếu định nghĩa. Phiếu ngắn nhưng đủ để người mới vào công ty vẫn tính đúng.

• Tên KPI: ngắn gọn, gọi bằng đại lượng cần đo, không dùng động từ như «tăng», «giảm».
• Công thức: viết bằng chữ, nêu rõ tử số, mẫu số và những trường hợp loại trừ.
• Đơn vị: triệu đồng, phần trăm, giờ, đơn hàng… thống nhất một loại cho mỗi KPI.
• Nguồn dữ liệu: phần mềm kế toán, phiếu khảo sát hay bảng chấm công; mỗi KPI chỉ một nguồn.
• Người nhập: người ở gần nguồn số nhất, không nhất thiết là người chịu trách nhiệm KPI.
• Người duyệt: người kiểm lại trước khi số được tính vào điểm, thường là trưởng phòng.

Chiều đánh giá: cao hơn có thật sự tốt hơn?

Không phải KPI nào cũng càng cao càng tốt. Chọn sai chiều đánh giá thì đèn sẽ báo ngược. Có ba chiều thường dùng, mỗi chiều một cách tính phần trăm hoàn thành.

• Càng cao càng tốt: phần trăm hoàn thành bằng thực tế chia chỉ tiêu, nhân 100. Ví dụ chỉ tiêu doanh thu 500 triệu đồng, thực tế 450 triệu đồng thì đạt 90%.
• Càng thấp càng tốt: phần trăm hoàn thành bằng chỉ tiêu chia thực tế, nhân 100. Ví dụ chỉ tiêu tỷ lệ lỗi 2%, thực tế 2,5% thì đạt 80%; thực tế 1,6% thì đạt 125%.
• Nằm trong khoảng: đạt 100% khi số thực tế nằm trong khoảng cho phép, lệch ra ngoài thì điểm giảm theo mức lệch. Ví dụ số ngày tồn kho cho phép từ 20 đến 30 ngày: 25 ngày là đạt trọn, 40 ngày là lệch xa.

Đây là cách tính phổ biến; công ty có thể quy ước chặt hơn, miễn là viết ra và áp dụng nhất quán cho mọi kỳ.

Tần suất đo và cách cộng dồn

KPI đo theo tháng nhưng đánh giá theo quý thì phải biết cộng ba số tháng thành một số quý bằng cách nào. Cộng sai là sai cả điểm.

Với tỷ lệ, nếu có sẵn tử số và mẫu số từng tháng thì tính lại từ tổng cả kỳ sẽ chính xác hơn bình quân đơn giản. Còn tần suất, hãy chọn theo nhịp bạn có thể hành động: KPI đo theo tuần mà cuối quý mới họp thì số liệu chỉ để lưu, không để điều chỉnh.

Ngưỡng đèn, trần điểm và trọng số

Đèn giao thông biến phần trăm hoàn thành thành tín hiệu nhìn là hiểu. Ví dụ một cách đặt ngưỡng:

• Xanh: từ 100% trở lên, đạt hoặc vượt chỉ tiêu.
• Vàng: từ 80% đến dưới 100%, cần theo dõi sát.
• Đỏ: dưới 80%, cần hành động và có người giải trình.

Ngưỡng nên khác nhau theo tính chất KPI: chỉ số an toàn lao động hay chất lượng thường khắt khe hơn chỉ số tăng trưởng. Ngoài đèn còn có trần điểm. Nếu đặt trần 120% thì dù một nhân viên bán gấp ba chỉ tiêu, KPI đó cũng chỉ được tính tối đa 120%, nhờ vậy một chỉ số vượt trội không che lấp các chỉ số còn lại. Cuối cùng là trọng số: KPI quan trọng hơn thì chiếm tỷ lệ lớn hơn trong điểm tổng, và tổng trọng số của một bộ KPI nên bằng 100%.

Chia chỉ tiêu năm xuống quý và tháng theo mùa vụ

Chia đều chỉ tiêu năm cho 12 tháng là cách dễ nhất, nhưng hiếm khi đúng. Lấy ví dụ giả định một cửa hàng bán lẻ đặt chỉ tiêu doanh thu năm 6 tỷ đồng. Chia đều thì mỗi tháng 500 triệu đồng, trong khi tháng giáp Tết có thể bán gấp nhiều lần tháng thường. Kết quả là đèn đỏ đầu năm là báo động giả, còn tháng Tết đạt chỉ tiêu quá dễ nên đèn xanh chẳng nói lên điều gì.

Cách làm hợp lý hơn là lấy tỷ trọng doanh thu từng tháng của năm trước làm cơ sở. Nếu tháng Chạp chiếm 18% doanh thu cả năm thì chỉ tiêu tháng đó là 18% của 6 tỷ đồng, tức 1,08 tỷ đồng. Với KPI có đặc thù riêng, chẳng hạn bàn giao dự án theo từng đợt, bạn nhập tay chỉ tiêu cho từng kỳ. Ba cách chia, đều và theo mùa vụ và nhập tay, đều có trong 5F BSC.