Mẫu KPI theo ngành: sản xuất, thương mại, dịch vụ

Khi bắt tay làm thẻ điểm, câu hỏi đầu tiên thường là: ngành mình nên đo những gì? Một bộ mẫu KPI theo ngành giúp bạn không phải bắt đầu từ trang giấy trắng. Nhưng mẫu chỉ là điểm xuất phát, không phải đáp án. Hai công ty cùng ngành có thể chọn hai bộ KPI rất khác nhau, vì một bên cạnh tranh bằng giá, bên kia bằng chất lượng. KPI phải đi ra từ chiến lược của bạn.

Các bảng dưới đây chia KPI theo bốn khía cạnh của Thẻ điểm cân bằng do Kaplan và Norton đề xuất. Bài không đưa mức chỉ tiêu nào làm chuẩn, vì chỉ tiêu phụ thuộc vào số liệu quá khứ và tham vọng của chính công ty bạn. Các KPI dạng tỷ lệ đều tính bằng phần trăm.

Cách dùng mẫu cho đúng

Đừng chép cả bảng vào thẻ điểm. Hãy đánh dấu những KPI gắn với mục tiêu năm nay, rồi kiểm từng KPI theo các bước sau.

1. Chọn 3–5 KPI mỗi khía cạnh: quá ít thì bỏ sót nguyên nhân, quá nhiều thì không ai theo dõi nổi.
2. Kiểm công thức: tử số, mẫu số và kỳ đo phải rõ đến mức hai người tính độc lập ra cùng một con số.
3. Kiểm nguồn số: số lấy từ đâu, ai nhập. KPI hay mà chưa có dữ liệu thì tạm gác, hoặc giao việc thu thập số trước.
4. Kiểm chiều đánh giá: càng cao càng tốt, càng thấp càng tốt hay nằm trong khoảng. Chọn sai chiều thì đèn báo ngược.

Mẫu KPI cho doanh nghiệp sản xuất

Doanh nghiệp sản xuất sống bằng chi phí, chất lượng và giao hàng. Bộ mẫu xoay quanh ba trục đó.

Vòng quay tồn kho để ở chiều «nằm trong khoảng»: quay quá chậm là chôn vốn, quay quá nhanh có thể là thiếu nguyên liệu, dễ đứt chuyền. OEE (hiệu suất thiết bị tổng thể) chỉ nên dùng khi bạn đã ghi được thời gian dừng máy và sản lượng theo ca. Chưa có thì bắt đầu bằng tỷ lệ phế phẩm.

Mẫu KPI cho doanh nghiệp thương mại, phân phối

Với thương mại và phân phối, tiền nằm ở hai chỗ: hàng trong kho và công nợ ngoài thị trường. Bộ mẫu vì vậy đo kỹ dòng tiền bên cạnh doanh số.

Doanh thu tăng mà công nợ quá hạn cũng tăng thì chưa chắc là tin vui. Hãy đặt hai KPI này cạnh nhau trên cùng một thẻ để không ai chạy doanh số bằng mọi giá.

Mẫu KPI cho doanh nghiệp dịch vụ

Trong dịch vụ, sản phẩm chính là trải nghiệm do con người tạo ra. Vì thế khía cạnh Khách hàng và Học hỏi và phát triển thường nặng ký hơn.

Công suất sử dụng nhân sự là ví dụ rõ của chiều «nằm trong khoảng». Quá thấp là thừa người, quá cao thì nhân viên kiệt sức và chất lượng đi xuống. Nếu bạn chọn khoảng 70–85% thì đó chỉ là giả định để bắt đầu, cần chỉnh theo số liệu thật.

Điều chỉnh mẫu cho doanh nghiệp của bạn

• Đối chiếu với chiến lược: mỗi KPI phải đo một mục tiêu trên bản đồ chiến lược. KPI không gắn với mục tiêu nào thì bỏ.
• Đổi tên cho quen tai: dùng đúng từ nội bộ đang gọi, ví dụ «đơn trả về» thay cho «khiếu nại» nếu mọi người quen như vậy.
• Cân bằng chỉ số trễ và dẫn dắt: đừng để thẻ điểm toàn số tài chính. Mỗi khía cạnh nên có ít nhất một KPI báo trước kết quả.
• Đặt chỉ tiêu từ số liệu của chính bạn: lấy thực tế vài kỳ gần nhất làm mốc rồi mới quyết mức cải thiện, đừng lấy số của công ty khác.
• Chạy thử một quý: KPI nào khó nhập số, gây tranh cãi hoặc không ai dùng để ra quyết định thì sửa hoặc thay.

Bộ mẫu giúp bạn đi nhanh ở tuần đầu. Còn bộ KPI đúng là bộ được ban lãnh đạo thống nhất, có người nhập số đều đặn và được dùng trong mỗi cuộc họp giao ban.